Tổ chức công tác đảm bảo vật tư trong nội bộ doanh nghiệp (P.2)

Một số biện pháp nhằm để điều chỉnh lượng vật tư dự trữ hợp lý:

Nếu thiếu vật tư dành cho sản xuất sẽ dẫn đến dự trữ VT thiếu. Nếu nguồn VT không đảm bảo – phải có các giải pháp có quan hệ chặt chẽ với khách hàng tạo uy tín với bạn hàng, hợp tác chặt chẽ để tạo ra nguồn vật tư ổn định.Mặt khác, kịp thời quan hệ với các nguồn hàng khác để bổ sung kịp thời, nâng cao các nghiệp vụ marketing quan hệ, khai thác tìm hiểu những nguồn hàng tiềm năng mới.

Phát huy được tiềm lực nội bộ: tiết kiệm VT gia cong chế biến, tái sử dụng những phế liệu… để bù đắp những thiéu hụt. Riêng đối với việc mở rộng sản xuất, ta cần phải sử dụng VT cao hơn so với kế hoạch phải nhanh hóng mở rộng được nguồn hàng để bù đắp cho những thiếu hụt đó. Trước mắt, phải thoả thuận việc giao hàng sớm hơn thời hạn đó kết hợp với động viên tiềm lực nội bộ.

- Đối với vật tư thừa: phải ghiên cứu ngay kế hoạch, điều chỉnh hợp lí ở kế hoạch tháng hoặc kế hoạch quý

- Giải pháp để tổ chức tiêu thụ vật tư thừa:

- Nếu VT vẫn còn có thể cần dùng đến hoặc sẽ dùng cho sản xuất thì có thể nhu dãn hoặc trì hoãn tiến độ nhập hàng

- Nếu do nguyên nhân từ khâu sản xuất hay sử dụng thừa quá mức, dân đến thừa VT ứ đọng sản xuất tiêu thụ thì phải tăng cường cả biện pháp marketing tìm thị trường tiêu thụ để giữ vững được tốc độ sản xuất tiêu thụ mặt hàng. Cả những biện pháp tiên tiến hơn cả vẫn là giảm tiến độ giao hàng, áp lực hàng về kho

Theo dõi và luôn đảm bảo cơ cấu, chủng loại và số lượng mặt hàng:

Mục đích việc theo dõi: để nhằm thực hiện kế hoạch và đơn hàng một cách tốt nhất để từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch để thích nghi với những điều kiện thực tế hơn.

- Theo dõi tình để thực hiện kế hoạch đơn hàng có một số nội dung sau;

. Tình hình thực hiện nhằm đảm bảo VT về mặt hàng: xem mặt hàng đó có khớp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không, có đúng với cơ cấu chủng loại hay không

. Tình hình phải đảm bảo về mặt số lượng với những cơ câu chủng loại cần nhập trong từng thời kỳ phù hợp với từng loại đon hàng và sản phẩm .

. Tình hình là đảm bảo VT về mặt chất lượng có đáp ưng đúng với nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu đơn hàng hay không. Vấn đề là phải kiểm tra chất lượng rất khó khăn và tốn kém nên it được các doanh nghiệp quan tâm. Việc theo dõi về chất lượng hàng hoá để phát hiện ra sản phẩm sai quy định, nó cũng là cơ sở để cho ta khiếu nại khi cần thiết

. Tình hình đảm bảo các VT về mặt thời gian và tiến độ địa điểm: đảm bảo VT theo kế hoạch có quy định rất chặt chẽ về mặt thời gian tiến độ có ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch tiêu thụ và sản xuất ở doanh nghiệp. Mặt khác, địa điểm, thời gian nếu khi sai lệch cũng kéo theo nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Cho nên phải phân công giám sát chặt chẽ các ván đề này.

. Theo dõi tình hình việc thực hiện kế hoạch nhu cầu dự trữ tồn kho: Dự trữ là một khói lượng vật tư cần thiết nhu cầu giữ lại phục vụ cho một kỳ tương lai đề phòng những yếu tố bất ngờ sẽ xảy ra. Dự trữ quá mức sẽ là tồn kho và đương nhiên sẽ đem lại cho chi phí cho doanh nghiệp. Do tình hình sản xuất tiêu thụ và đơn hàng thay đổi nên yêu cầu về mặt dự trữ VT phải được thay đổi thường xuyên, luôn xem xét giảm lượng dự trữ tồn kho mà không cần thiết, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của Doanh nghiệp .